SEKILAS TENTANG MAIL MERGE

Mail Merge kerap disebut dengan Surat massal. Alasan mengapa disebut dengan demikian, sebab Mail Merge merupakan surat yang isinya sama dan dapat dikirimkan ke banyak orang atau dapat dikatakan mengirim ke tujuan yang beragam.

Sebagai salah satu fasilitas atau sofware (perangkat lunak) yang terdapat dalam Microsoft Word ini berperan dan berfungsi untuk menangani masalah surat menyurat.

Misalnya saja untuk pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan macam-macam jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima atau ke suatu tujuan.

Kelebihan pengguna mail merge ialah dapat memudahkan sipembuat surat atau dokumen sebab hanya dengan membuat 1 jenis surat atau dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda.

PENGERTIAN MAIL MERGE : APA ITU?

Yang dimaksud dengan Mail Merge adalah perangkat lunak (sofware) yang menggambarkan fungsi produksi (angka dan berpotensi besar) beberapa dokumen dari satu template yang bentuk dan terstruktur sumber data.

Diketahui Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop sehingga dapat terisi secara otomatis berdasarkan dengan record data sumbernya.

FUNGSI MAIL MERGE

Adapun fungsi dari Mail Merge antara lain:

1.     Fungsi dari Mail Marge adalah membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama

2.    Selain itu dengan adanya Mail Marge dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.

3.   Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan, maka sofware ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya.

4.       Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

KEGUNAAN DAN MANFAAT MAIL MERGE

Kegunaan dan manfaat ini sangatlah banyak, apalagi anda yang berkerja dalam suatu perusahaan atau instansi dan merupakan sekretaris atau yang mengurus masalah administrasi, seperti surat undangan, informasi dan sertifikat.

Maka Mail Marge adalah salah satu yang dapat membantu untuk meyelesaikan pekerjaan tersebut dengan secepat kilat.

Contohnya saja saat perusahaan atau instansi sedang menggelar suatu acara, seminar, dialog atau pelatihan apapun itu, maka tamu yang diundang sedikit, tentunya kita dapat membuat undangannya satu persatu,

Namun ketika terdapat tamu undangan yang ingin diundang itu memiliki jumlahnya sampai mencapai ribuan orang. Maka tentunya jika tidak menggunakan Mail Merge akan kewalahan sampai lembur tak gajian.

Sehingga dalam menyelesaikan hal itu, maka Aplikasi Mail Marge adalah solusinya. Sebab dengan Mail Merge hanya dengan membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan.

Inilah peran utama dari mail merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat :

1.       Surat Pemberitahuan

2.       Surat Undangan Rapat

3.       Surat Penawaran Barang

4.       Sertifikat

5.       Membuat Surat Bisnis

6.       Proposal

7.       Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain.

 

KOMPONEN MAIL MERGE

Diketahui Mail Merge juga memiliki keunggulan sebab dapat menangani pembuatan empat macam dokumen misalnya Label Surat (Maling label), Surat (Letter), Direktori (Directories) dan Amplop (Envelope). Selain itu terdapat hal Penting atau komponen yang harus ada dalam suatu mail merge yang perlu untuk diperhatikan seperti :

1. Main Document/Data Master

Main Document atau Dokumen Utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. Pada saat diketik atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan

2. Data Source

Data Source atau Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data Source berasal dari, Microsoft Office Outlook Contact List, Microsoft Office Access Database tables, Microsoft Office Word Tables dan Microsoft Office Excel Worksheets.

 

Demikianlah informasi mengenai Pengertian Mail Merge, Fungsi, Kegunaan & Manfaatnya. Semoga informasi ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sekian dan terima kasih.

LINK PERTANYAAN : SOAL UTS-2

Continue reading →

SEKILAS TENTANG PRESENTASI

 

Pengertian Presentasi

    Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin. Berbeda dengan pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering dibawakan dalam acara bisnis. Tujuan dari presentasi bermacam-macam, misalnya untuk membujuk (biasanya dibawakan oleh wiraniaga), untuk memberi informasi (biasanya oleh seorang pakar), atau untuk meyakinkan (biasanya dibawakan oleh seseorang yang ingin membantah pendapat tertentu).

Unsur pokok presentasi

•  Presenter (pihak yg melakukan presentasi)
•  Audience (peserta presentasi)
•  Tool (media atau alat presentasi)

 

Jenis Presentasi berdasarkan sifat interaksi

·  Presentasi Langsung

– Contoh : guru dan murid atau dosen dan mahasiswa tatap muka di dalam kelas

– Teleconference : presentasi secara langsung antara presenter dan audiens yang saling berjauhan dengan bantuan teknologi komunikasi

·  Presentasi Tak Langsung

– Contoh : koran, majalah, tabloid.

 

Jenis-Jenis Presentasi Langsung

a.Presentasi Dadakan (Impromptu)

    Pembicaraan impromptu merupakan jenis presentasi yang dilakukan secara mendadak tanpa persiapan apapun. Dalam hal ini pembicara ditunjuk langsung untuk menyampaikan informasi kepada para pendengar, tanpa melakukan persiapan segala sesuatunya, baik itu mengenai tema pembicaraan maupun alat bantu yang digunakan, sehingga perasaan pembicara akan mengejutkan.

• Kelebihan:

1. informasi yang disampaikan sesuai dengan perasaan pembicara yang sesungguhnya,
2. kata atau suara yang keluar merupakan hasil spontanitas,
3. membuat pembicara terus berpikir selama menyampaikan informasi.

• Kelemahan:

1. informasi yang disampaikan tersendat-sendat, karena membutuhkan waktu untuk berpikir dan mengolah kata,
2. tidak berurutan/sistematis dalam penyampaiannya, karena secara mendadak untuk menyampaikan informasi,
3. terjadi demam panggung, karena belum ada persiapan apapun mengenai apa yang harus disampaikan.

b.Presentasi Naskah (Manuscript)

  Presentasi naskah merupakan jenis presentasi dimana dalam menyampaikan informasinya, seorang pembicara melakukannya dengan membaca naskah. Tidak sedikit orang dalam menyampaikan informasi menggunakan naskah berupa teks. Setiap kata-kata yang keluar merupakan hasil dari sebuah naskah, pembicara melupakan tugasnya yang utama yaitu melakukan kontak mata dengan pendengar. Jadi dapat dikatakan pembicara bukan menyampaikan pidato, tetapi membacakan naskah pidato.

• Kelebihan:

1. penyampaian dilakukan secara berurut/sistematis,
2. kata yang keluar diungkapkan secara baik dan benar,
3. tidak terjadi kesalahan dalam penyampaiannya.

• Kelemahan:

1. pendengar akan merasa bosan dalam mendengarkannya,
2. bagi pendengar tidak termotivasi untuk mendengarkannya,
3. tidak menarik dalam menyampaikan informasinya,
4. terlalu sibuk akan membaca naskah sehingga tidak melakukan kontak mata dengan pendengar seolah-olah acuh tak acuh terhadap pendengar.

c.Presentasi Hafalan (Memoriter)

    Jenis presentasi yang dilakukan menghapal dari teks yang telah disediakan. Berbeda dengan jenis manuscript, memoriter tidak menggunakan naskah dalam penyampaiannya, pembicara hanya melakukan persiapannya dengan menghafal dari teks dimana isinya mengenai informasi yang akan disampaikan. Kelebihan dan kelemahannya hampir sama dengan manuscript. Jenis ini sangat buruk untuk dilakukan, karena apabila melupakan kata-kata dari naskah maka presentasi yang dilakukan akan terjadi kegagalan.

d.Presentasi Ekstempore

    Jenis Ekstempore merupakan jenis presentasi yang paling baik untuk dilakukan dibanding jenis lainnya. Pembicara mempersiapkan materi dengan garis besarnya saja, kemudian pada saat presentasi akan dijabarkan secara mendetail.

• Kelebihan:

1. pembicara dapat menyampaikan informasi secara jelas, karena ada persiapan sebelumnya,
2. dapat menyampaikan secara sistematis/berurutan,
3. kemungkinan besar pembicara dalam menyampaikannya menarik perhatian pendengar, karena tidak berpedoman kepada naskah ataupun hafalan, tetapi tidak melenceng dari garis besar materi,
4. lebih leluasa dalam penyampaiannya,
5. pembicara dapat melakukan kontak mata dengan pendengar, sehingga akan terlihat apakah pesan yang disampaikan menarik atau tidak.

• Kelemahan:

1. perlu memiliki wawasan yang cukup mengenai tema yang akan dibicarakan,
2. membutuhkan waktu yang lama dalam persiapan presentasi,
3. bagi pemula, sulit untuk dilakukannya karena membutuhkan keahlian dan pengalaman yang cukup.

 

Jenis Presentasi berdasarkan sifat medianya

1. Presentasi Audio : Menggunakan media suara         
2.  Presentasi Visual : Menggunakan media gambar
3.  Presentasi Audio Visual : Menggunakan media suara dan gambar seperti video    

 

 

Tujuan Presentasi

1.Menyampaikan informasi

    Banyak pada perusahaan-perusahaan melakukan presentasi hanya bertujuan menyampaikan berupa informasi saja. Informasi/pesan yang disampaikan bisa bersifat biasa, penting atau bahkan rahasia. Perusahaan mengundang seseorang yang dianggap pantas untuk menyampaikan informasi sesuai tema yang telah ditentukan. Dalam hal ini pembicara memiliki keahlian sesuai dengan bidang dan pengalamannya.

2.Meyakinkan pendengar

    Presentasi yang dilakukan berisikan informasi-informasi, data-data dan bukti-bukti yang disusun secara logis sehingga informasi yang disampaikan dapat membuat seseorang atau kelompok orang merasa yakin. Semula yang asalnya memiliki unsur ketidakjelasan dan ketidakpastian sehingga ketika diadakan presentasi oleh pembicara, seseorang/kelompok orang tersebut menjadi yakin atas informasi yang diberikan.

3.Menghibur pendengar

   Pada era globalisasi ini banyak acara-acara hiburan pada penayangan televisi. Acara hiburan tersebut dipimpin oleh presenter yang handal, tujuannya untuk menghibur para penonton. Prensenter dituntut untuk melakukan pembicaraan yang sifatnya menghibur tetapi relevan dan profesional sehingga para penonton televisi dapat menikmati acara tersebut. Selain acara televisi, acara hiburan yang lainnya dapat kita temukan pada pesta perayaan-perayaan. Contoh: pesta perayaan pernikahan, ulang tahun dan lain-lain. Presenter ditugaskan untuk berbicara dan menyelipkan kata-kata yang dapat menghibur para tamu yang hadir pada pesta perayaan tersebut.

4.Memotivasi dan menginspirasi pendengar untuk melakukan suatu tindakan

    Demi tercapainya suatu tujuan perusahaan, seorang pimpinan dituntut untuk mengarahkan dan membimbing para karyawannya agar dapat bekerja secara maksimal dan tidak lupa untuk memperhatikan kualitasnya. Selain diberi arahan dan bimbingan, pimpinan perusahaan juga dapat melakukan motivasi agar para karyawannya dapat bekerja dengan semangat yang tinggi. Kegiatan memotivasi tersebut dapat dilakukan dengan mengadakan suatu forum.

Forum tersebut terdiri dari para karyawan dimana bertindak sebagai pendengar, sedangkan yang bertindak sebagai pembicara yaitu pihak pimpinan perusahaan itu sendiri. Pimpinan bertugas untuk menyampaikan informasi yang bersangkutan dengan tujuan perusahaan serta memotivasinya, baik dengan cara mempromosikan karyawan maupun kenaikan gaji karyawan.

5.Melakukan penjualan

    Tujuan presentasi yang keempat yaitu melakukan penjualan. Hal ini bersangkutan dengan perusahaan yang ingin mempromosikan suatu produk tertentu. Perusahaan menugaskan kepada salah seorang atau kelompok karyawan untuk mempromosikan produknya kepada calon pembeli. Karyawan tersebut dibekali pengetahuan mengenai produk dan dibantu dengan alat bantu peraga untuk memudahkan penyampaian pesan.

6.Membuat suatu ide atau gagasan

    Presentasi yang dilakukan hanya bertujuan untuk memunculkan suatu ide/gagasan dari para peserta pendengar. Tipe tujuan ini biasanya diterapkan pada suatu perusahan/organisasi yang mengalami suatu masalah yang sulit untuk dipecahkan sehingga membutuhkan pendapat/argumen orang lain untuk memecahkannya. Forum yang dilakukan sering dikenal dengan istilah rapat. Perusahaan mengundang peserta rapat yang dianggap penting baginya serta dapat memunculkan suatu ide/gagasan sehingga secara tidak langsung dapat membantu suatu tujuan perusahaan.

7.Menyentuh emosi pendengar

    Tujuan yang keenam yaitu untuk menyentuh emosi pendengar. Dalam hal ini pembicara bertugas untuk melakukan pembicaraannya yang dapat menyentuh perasaaan/emosi seseorang. Sebagai contoh pembicara melakukan presentasi kepada para pendengar mengenai korban bencana yang terjadi akhir-akhir ini. Presentasi yang dilakukan pembicara membuat pendengar merasa tersentuh untuk membantu para korban bencana dengan cara menyumbangkan sebagian hartanya.

8.Memperkenalkan diri

    Presentasi demikian biasa digunakan ketika melakukan wawancara, seperti seseorang yang melamar pekerjaannya kemudian ia memperkenalkan dirinya dengan menyebutkan data pribadi dan daftar riwayat hidupnya kepada pihak yang menanyakan.

Tujuan dari presentasi dari semua jenis, misalnya, untuk membujuk, untuk menginformasikan, atau untuk meyakinkan.

 

Manfaat Presentasi

1. Sebagai bahan paparan suatu pokok bahasan inti.
2. Media pembantu untuk penjabaran dari materi pelajaran sekolah atau suatu projek kerja.
3. Kesan lebih ekslusif karena melibatkan alat presentasi (Professional).
4. Audience biasanya akan lebih jelas jika disertai dengan media gambar dari presentasi itu sendiri.
5. Memupuk mental yang ada dalam diri si pembawa materi presentasi.

Syarat Presentasi

1. Menguasai materi dan bahasa dengan baik
2. Mempunyai keberanian
3. Memiliki ketenangan sikap
4. Sanggup menampilkan gagasan secara lancar dan terature.
5. Sanggup mengadakan reaksi yang cepat dan tepat terhadap situasi apapun yang mungkin timbul saat presentasif.
6. Memperlihatkan sikap yang tidak kaku dan tidak canggun

 Teknik Presentasi

a.Prinsip Motivasi

    Ada beberapa cara agar seseorang termotivasi untuk mendengarkan sesuatu hal, diantaranya dengan menggunakan prinsip 5W1H.

1. What, apa yang dibicarakan?
2. Who, siapa yang diajak berbicara?
3. When, kapan seorang pembicara itu melakukan pembicaraan?
4. Where, dimana seorang pembicara melakukan pembicaraan?
5. Why, mengapa ia melakukan pembicaraan?
6. How, bagaimana ia cara melakukan pembicaraan?

 

b.Prinsip Perhatian

    Pendengar akan memperhatikan pembicara apabila yang dibicarakan itu bersifat menarik. Dengan kata lain pendengar akan mempunyai minat mendengarkan apabila pembicara dalam menyampaikan informasinya melakukan sesuatu hal yang menarik, baik itu bersifat aneh, lucu, sesuai kebutuhan dan bersifat menegur.

c.Prinsip Kegunaan

    Prinsip ini menghendaki pembicara untuk menentukan terlebih dahulu kegunaan dari uraian ceramah yang akan disampaikan. Hal ini bertujuan agar pendengar tidak mempunyai rasa penasaran, mengapa seorang pembicara menyampaikan informasi tersebut kepada pendengar.

d.Prinsip Keindraan

    Prinsip ini menghendaki seorang pembicara untuk menggunakan alat yang berhubungan dengan panca indera dalam melakukan pembicaraan atau presentasi. Alat peraga berfungsi untuk memperkenalkan topik pembicaraan dengan dibantu oleh peragaan-peragaan visual lainnya. Hal ini membantu pembicara dalam mengatakan suatu hal atau kata demi kata. Contoh alat peraga yang sering digunakan pada waktu presentasi yaitu: OHP (Overhead Projector), slide, video, tape, grafik, gambar, brosur dan lain-lain.

e.Prinsip Ulangan

    Prinsip ini mengharuskan pembicara untuk mengulang kembali materi yang diutarakan, hal ini supaya pendengar lebih mudah mengingat apa yang disampaikan. Prinsip ulangan ini biasanya menekankan suatu topik/maksud yang penting dari isi presentasi. Oleh karena itu, agar informasi yang penting dari suatu presentasi dapat ditangkap dan mudah dimengerti, hendaknya seorang pembicara mengungkapkannya secara berulang-ulang.

f.Prinsip Pengertian

    Ketika mempresentasikan suatu hal, seorang pembicara dalam menyampaikan informasi perlu menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh para pendengar. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam menangkap informasi yang diberikan kepada para pendengar. Oleh karena itu, ketika ada pembicaraan yang kurang dimengerti oleh pendengar hendaknya diperjelas atau diberi pengertian.

Perkembangan Teknologi Presentasi

1.    Kapur Tulis dan Blackboard

– Menulis dengan kapur di papan

– Boros kapur

– Berdebu

– Kurang efisien

2.    Spidol dan Whiteboard

– Menggantikan peran kapur dan papan tulis hitam

– Bebas debu

3.    Overhead Projector (OHP)

– Menampilkan perbesaran tulisan atau gambar pada plastik transparan di layar display atau di dinding

4.    Personal Computer dan LCD Projector

– Menggunakan media komputer dan Liquid Crystal Display (LCD) Projector

– Prinsipnya menggunakan file hasil olahan perangkat lunak presentasi yang outputnya dari komputer diteruskan ke layar LCD projector

5.    Smartboard

– Menggunakan komputer

– Interaktif, karena dapat menulis dengan electric pen pada papan tulis

– Smartboard memiliki perangkat lunak yang harus di install pada komputer

 

Macam-Macam Aplikasi Presentasi

1.Microsoft Powerpoint

2.KPresenter

3.OpenOffice Impress (Presentation)

4.Magic Point

Link Soal : UTS-2

Continue reading →