Mail Merge kerap disebut dengan Surat massal. Alasan mengapa disebut dengan demikian, sebab Mail Merge merupakan surat yang isinya sama dan dapat dikirimkan ke banyak orang atau dapat dikatakan mengirim ke tujuan yang beragam.
Sebagai salah satu fasilitas atau
sofware (perangkat lunak) yang terdapat dalam Microsoft Word ini berperan dan
berfungsi untuk menangani masalah surat menyurat.
Misalnya saja untuk pembuatan
surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan macam-macam jenis
pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima atau ke
suatu tujuan.
Kelebihan pengguna mail merge
ialah dapat memudahkan sipembuat surat atau dokumen sebab hanya dengan membuat
1 jenis surat atau dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang
berbeda.
PENGERTIAN MAIL MERGE : APA ITU?
Yang dimaksud dengan Mail Merge
adalah perangkat lunak (sofware) yang menggambarkan fungsi produksi (angka dan
berpotensi besar) beberapa dokumen dari satu template yang bentuk dan
terstruktur sumber data.
Diketahui Mail Merge dapat
membuat data field pada surat, label dan amplop sehingga dapat terisi secara
otomatis berdasarkan dengan record data sumbernya.
FUNGSI MAIL MERGE
Adapun fungsi dari Mail Merge
antara lain:
1. Fungsi dari Mail Marge adalah membuat sebuah
dokumen (misalnya surat) yang isinya sama
2. Selain itu dengan adanya Mail Marge dapat
mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.
3. Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan,
maka sofware ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya.
4.
Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat
sertifikat, label, dan amplop.
KEGUNAAN DAN MANFAAT MAIL MERGE
Kegunaan dan manfaat ini
sangatlah banyak, apalagi anda yang berkerja dalam suatu perusahaan atau
instansi dan merupakan sekretaris atau yang mengurus masalah administrasi,
seperti surat undangan, informasi dan sertifikat.
Maka Mail Marge adalah salah satu
yang dapat membantu untuk meyelesaikan pekerjaan tersebut dengan secepat kilat.
Contohnya saja saat perusahaan
atau instansi sedang menggelar suatu acara, seminar, dialog atau pelatihan
apapun itu, maka tamu yang diundang sedikit, tentunya kita dapat membuat
undangannya satu persatu,
Namun ketika terdapat tamu
undangan yang ingin diundang itu memiliki jumlahnya sampai mencapai ribuan
orang. Maka tentunya jika tidak menggunakan Mail Merge akan kewalahan sampai
lembur tak gajian.
Sehingga dalam menyelesaikan hal
itu, maka Aplikasi Mail Marge adalah solusinya. Sebab dengan Mail Merge hanya
dengan membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan
sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan.
Inilah peran utama dari mail
merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga
dapat dipakai untuk membuat :
1.
Surat Pemberitahuan
2.
Surat Undangan Rapat
3.
Surat Penawaran Barang
4.
Sertifikat
5.
Membuat Surat Bisnis
6.
Proposal
7.
Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan
lain-lain.
KOMPONEN MAIL MERGE
Diketahui Mail Merge juga memiliki keunggulan sebab dapat menangani pembuatan empat macam dokumen misalnya Label Surat (Maling label), Surat (Letter), Direktori (Directories) dan Amplop (Envelope). Selain itu terdapat hal Penting atau komponen yang harus ada dalam suatu mail merge yang perlu untuk diperhatikan seperti :
1. Main Document/Data Master
Main Document atau Dokumen Utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. Pada saat diketik atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan
2. Data Source
Data Source atau Sumber data
sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data Source
berasal dari, Microsoft Office Outlook Contact List, Microsoft Office
Access Database tables, Microsoft Office Word Tables dan Microsoft Office Excel
Worksheets.
